Archive for juni, 2012

Accountancy-dienstverlening is in Nederland de afgelopen drie jaar gemiddeld achttien procent duurder geworden, aldus het CBS. Engels onderzoek signaleert dezelfde trend. Marktconcentratie zou de oorzaak zijn van kostenopdrijving.

Ambitions.nu: Kostenopdrijving heeft ook te maken met het feit dat er aan meer regels voldaan moeten worden. Bovendien moeten bepaalde stukken ook steeds meer op een verplichte digitale manier aangeleverd worden bij de belastingdienst. Hiervoor dienst aangiftesoftware aangeschat te worden en dit kost vaak ook extra tijd. Eerder kon er bijvoorbeeld nog een jaarrekening als bijlage meegestuurd worden bij een aangifte vennootschapsbelasting. Tegenwoordig moeten alle cijfers op een voorgeschreven wijze ingevoerd worden en verstuurd naar de fiscus.

De accountant de deur dan maar uit doen, is echter het kind met het badwater weggooien. Een Belgische onderzoeker heeft aangetoond dat accountants wel degelijk toegevoegde waarde hebben. Besparen kan geen kwaad, daarom volgen hier ook een aantal besparingstips voor uw accountantskosten.

Tips om accountantskosten te drukken

Het Financiële Dagblad komt met een zestal tips om prijsafspraken met accountants te maken. Kort samengevat luiden die tips:

Vaste prijs
Juiste accountant
Onderhandel
Wees voorbereid
Heldere facturen
Vast aanspreekpunt

1. Spreek een vaste prijs af

Spreek bij voorkeur een vaste prijs af. Anders wordt het uren maal tarief en dat kan snel in de papieren lopen. In de praktijk is vaak sprake van een combinatie van beide. Soms blijkt namelijk dat extra werkzaamheden verricht moeten worden omdat de ondernemer niet aanlevert wat hij belooft of omdat er technische complicaties optreden. Dat is dan uren maal tarief. Een goede accountant is altijd helder over zijn nacalculatie. Hij is zich ervan bewust dat daar vaak een spanningsveld zit.

2. Kies de juiste accountant

De indruk is dat de accountant duur is. Maar accountants zijn er in soorten en maten. Je hebt de AA (accountant-administratieconsulent) en de RA (Registeraccountant). De RA is soms duurder dan de AA en beschikt over het algemeen over meer specifieke deskundigheid. Daarnaast zijn er kleine, middelgrote en grote kantoren. De uurtarieven variëren van euro 50 tot 500 euro.

3. Onderhandel

Diverse kantoren hanteren standaardtarieven die naar boven en beneden kunnen worden bijgesteld. Hoeveel is natuurlijk afhankelijk van de aard en de combinatie van diensten die worden afgenomen. Er is dus onderhandelingsruimte. Maak daar optimaal gebruik van. De accountant hoeft niet alles in één keer te factureren. Dat kan ook in termijnen.

4. Wees voorbereid

Wat is de positie van uw onderhandelingspartner? Er is een groot tekort aan accountants. Dit leidt tot hogere tarieven. De beroepsgroep opereert in een verkopersmarkt. Klanten genoeg, accountants kunnen kiezen. Bent u nog wel rendabel genoeg als klant? Houd daar rekening mee.

5. Vraag om heldere facturen

Ondernemers die klagen over accountants doelen vaak op de hoogte en de specificatie van de rekening. Accepteer geen wazige facturen.

6. Zorg voor een vast aanspreekpunt

Ondernemers zijn gebaat bij een vast aanspreekpunt. Dat hoeft overigens geen registeraccountant te zijn. Een ervaren assistent-accountant kan ook de jaarrekening samenstellen, de salarisverwerkingen afhandelen en de belastingaangifte voorbereiden. De gespecialiseerde accountant houdt zich bezig met hoogwaardige dienstverlening zoals de jaarrekeningcontrole of deskundig advies in een specifieke branche.

(Bron: ZZP Boekhoudeer)

 

BV-recht wordt eenvoudiger en flexibeler

Categories: Uncategorized
Reacties uitgeschakeld voor BV-recht wordt eenvoudiger en flexibeler

Wat verandert er?

  • Er gelden minder eisen voor de oprichting van een besloten vennootschap (bv). Onder andere het minimumkapitaal van € 18.000, de bankverklaring en accountantsverklaring bij inbreng in natura worden afgeschaft.
  • Er komt meer vrijheid van inrichting, zoals de mogelijkheid van variabele stemrechtverdeling en stemrechtloze aandelen en winstrechtloze aandelen. Iedere aandeelhouder kan een eigen bestuurder en commissaris benoemen. Buiten de algemene vergadering komen er meer mogelijkheden voor besluitvorming.
  • Er komen nieuwe regels voor uitkeringen aan aandeelhouders. Bestuurders moeten op straffe van aansprakelijkheid toetsen of de vennootschap na de uitkering kan blijven voldoen aan de lopende verplichtingen.
  • Verschillende wettelijke regelingen worden duidelijker, waaronder de regeling voor certificaathouders met vergaderrecht en de regeling voor statutaire verplichtingen van aandeelhouders.
  • Procedures voor geschillen tussen aandeelhouders (geschillenregeling en prijsbepaling bij uittreding) worden verbeterd.

Voor wie?

  • Midden- en kleinbedrijf (alle sectoren)
  • Joint ventures
  • Participatiemaatschappijen
  • Advocaten
  • Notarissen

Wanneer?

De Eerste Kamer heeft het wetsvoorstel op 12 juni 2012 aangenomen. De wijzigingen gaan in per 1 oktober 2012.

(Bron: Overheid)

Wist u dat interne fraude vaak wordt gepleegd door leidinggevenden die al langer dan tien jaar bij een bedrijf werken? Vaak hebben ze ook nog eens een ceo-functie. Deze, en zeven andere tips over interne fraude leest u hier. Wat kunt u doen om dit te voorkomen én wat als het toch gebeurt?

1) Zorg vooraf voor duidelijke regels
Het is van belang dat u duidelijke regels op schrift heeft over het gebruik van geld in uw organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld in uw huishoudelijk reglement opnemen dat gebruik van het geld van uw organisatie voor privé-doeleinden niet, en ook niet tijdelijk, is toegestaan. Of dat betalingen aan werknemers nooit contant gebeuren, maar altijd via een bankbetaling. Op die manier kan fraude veel eenvoudiger worden bewezen.

2) Wie is het?
Een kant-en-klaar profiel van de dader bij u op kantoor kunnen we u niet geven. Maar wel een paar statistische aanwijzingen. Volgens onderzoeksbureau Schalke & Partners zijn daders van grote interne fraude vaak loyale leidinggevenden die al langer dan tien jaar bij u in dienst zijn.

Volgens dit onderzoek is bijna driekwart van alle fraudeplegers tussen de 35 en 55 jaar oud.  Een derde van de fraudeurs werkt op de financiële afdeling en opvallend: een groot deel van de daders heeft een ceo-functie of zit in de Raad van Bestuur.

3) Zorg voor een duidelijke scheiding tussen betalen en autoriseren
Regel het zo dat er altijd, in ieder geval, een tweede persoon is, die meekijkt naar de mutaties op de betaalrekeningen. Met internetbankieren kan dat heel makkelijk.

Nog beter is het als u als regel hanteert dat de werknemer die de overboekingsopdrachten aan uw bank geeft, eerst een geautoriseerde betaalopdracht onvangt van een chef of collega. Hij mag die betalingen dus alleen doen als een tweede persoon de factuur heeft gecontroleerd en een akkoord voor betaling heeft getekenend. En de medewerker die de daadwerkelijke overboekingen doet, kan weer vaststellen of de door zijn collega of chef gegeven betaalopdrachten in orde zijn.

Ondersteun deze scheiding tussen betalen en autoriseren door gebruik te maken van de functionaliteiten die het betaalpakket van uw bank biedt!

4) Houd controle en kijk mee
Degene die de betalingen autoriseert, moet na verwerking door de bank van de betaalopdrachten aan de hand van de dagafschriften (op papier of via beeldscherm) vaststellen dat er niet méér betalingen zijn verricht, dan waarvoor hij goedkeuring heeft gegeven.

Het is sowieso handig als meerdere mensen inzage in alle mutaties hebben. Als er dan toch fraude voorkomt, hebben deze personen immers ook inzage in alle mutaties en bent u minder afhankelijk van medewerking van de frauderende medewerker.

Het is wel belangrijk dat u zorgt dat de medewerker die in de gelegenheid is om te frauderen, nooit de bevoegdheid heeft om de instellingen van uw bankrekeningbeheer aan te passen. Anders zou hij bijvoorbeeld kunnen regelen dat u geen toegang meer heeft tot uw eigen rekening. Het beste is om deze bevoegdheid in uw eigen hand te houden.

5) Inzicht in uw administratie
Fraude wordt vaak gepleegd met contant geld. Denk aan een greep uit de kas of betalingen die niet worden geregistreerd. U kunt een paar dingen doen voor meer inzicht in uw administratie. Schaf bijvoorbeeld het contante geldverkeer af of beperk dit. Zorg dat betalingen van en naar uw bedrijf uitsluitend per bank geschieden. Op die manier is er altijd zicht op de uitgaande geldstroom. En in geval van nood kunt u snel een kopie van de bankadministratie op vragen bij uw bank.

Zorg ook voor een regelmatige back-up (bijvoorbeeld eens per kwartaal) en maak op een vastgesteld tijdstip een kopie van (het digitale deel) van de administratie.

6) Schep duidelijkheid
Geruchten, vermoedens en onrust onder uw personeel zijn slecht voor uw bedrijf. Heeft u eenmaal iemand in het vizier? Schep dan zo snel mogelijk duidelijkheid: is er sprake van fraude of niet? Ga een gesprek aan met de mogelijke fraudeur en vraag iemand uit uw bedrijf met financiële kennis om er bij te zitten.

Voer het gesprek in een vriendelijke sfeer. Op dit moment heeft u vragen, nog geen beschuldigingen. Er is een vervelende situatie ontstaan, die zo snel mogelijk moet worden beëindigd, zodat (ervan uitgaande dat er helemaal geen sprake is van fraude) de goede sfeer ook zo snel mogelijk wordt hersteld.

7) Sommeren of schorsen
Als het duidelijk is dat uw werknemer fraudeert, maar hij of zij wil niet meewerken en weigert inzage te geven bijvoorbeeld in de administratie, overweeg dan een formeel besluit om hem of haar te schorsen of te sommeren. Dat doet u per aangetekende brief. Daarin vermeldt u ook dat u aangifte doet van de fraude indien niet vóór een bepaalde datum en tijdstip aan de sommatie (het teruggeven van de administratie of andere bewijsstukken) is voldaan.

In dit stadium is het verstandig om juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld via uw rechtsbijstandsverzekering of via een van de adviseurs van De Zaak.

8) Juridische stappen ondernemen?
U wilt het geld terug dat is ontvreemd, en onderneemt juridische stappen. Dat kan via het strafrecht (u doet dan aangifte bij de politie) of via een civiele procedure (u start zelf een rechtszaak). In het wetboek van strafrecht is best één en ander geregeld om fraude, of verduistering, diefstal of valsheid in geschrifte) te straffen.

Een juridische procedure kost echter wel geld, tijd en energie. In veel gevallen is het te overwegen om te komen tot goede afspraken met de fraudeur om uw geld terug te krijgen.

9) Een bekentenis in ruil
Een manier om het zonder de rechter te regelen, is het maken van een afspraak of overeenkomst met de fraudeur. U vraagt van hem een schriftelijke bekentenis én een belofte om op korte termijn het ontvreemde bedrag terug te betalen. Uit deze bekentenis moet blijken voor welk bedrag is gefraudeerd en hoe de fraude in zijn werk is gegaan. De belofte om het ontvreemde bedrag terug te betalen, moet vergezeld zijn van een concreet schema met bedragen en betalingsdata.

In ruil voor de bekentenis kunt u hem beloven niet in de publiciteit te treden met de fraude, om geen aangifte te doen, geen civiele procedure te starten, of geen loonbeslag te leggen op zijn inkomsten.

(Bron: De Zaak)

Een belangrijk voordeel van een man-vrouwfirma is dat beide echtelieden ondernemers zijn. Daarbij is wel van belang dat de partner ‘meer dan ondersteunende werkzaamheden’ verricht, wil hij of zij in aanmerking komen voor ondernemersfaciliteiten. Met de inspecteur vindt regelmatig discussie plaats of hiervan sprake is. Het urencriterium is veel ib-ondernemers een doorn in het oog. Zij moeten een urenadministratie bijhouden om te kunnen aantonen dat ze voldoen aan de norm van 1.225 uren. Voldoet de ondernemer aan het criterium, dan gaat er een wereld van faciliteiten voor hem open. Denk bijvoorbeeld aan de zelfstandigenaftrek van € 7280 per jaar (in 2012), de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk en de meewerkaftrek.

 

Vereisten urencriterium

Het urencriterium houdt in dat de ondernemer in een kalenderjaar minstens 1.225 uur aan zijn onderneming moet hebben besteed. Bovendien moet de ondernemer meer dan de helft van de tijd die hij werkte besteden aan zijn onderneming. Hierbij gaat het om 50% van het totaal aantal uren voor zijn onderneming, een dienstbetrekking (belastbaar loon) en overige arbeid (belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden).

 

Ongebruikelijk samenwerkingsverband

Maakt de ondernemer deel uit van een samenwerkingsverband (maatschap of vennootschap onder firma) met verbonden personen? Dan kan sprake zijn van een ongebruikelijk samenwerkingsverband en tellen sommige uren niet mee voor het urencriterium. Verbonden personen zijn huisgenoten (partners, maar ook bijvoorbeeld vader-zoon), bloed- of aanverwanten in de rechte lijn of hun huisgenoten (broer, zus, zwager).

 

Ondersteunende aard

Als sprake is van een samenwerkingsverband tussen verbonden personen dan tellen de uren die bijvoorbeeld de een echtgenoot maakt in de man-vrouwfirma niet mee als:

  • de werkzaamheden van de echtgenoot voor het samenwerkingsverband hoofdzakelijk van ondersteunende aard zijn;
  • het ongebruikelijk is dat zo’n samenwerkingsverband met een willekeurige derde zou zijn aangegaan.

De bewijslast ligt hiervoor bij de partner die de ondernemersfaciliteiten wil toepassen.

 

Zonder vakdiploma toch leidinggevende

De vraag wanneer sprake is van ondersteunende werkzaamheden is al vaak in rechtspraak naar voren gekomen. Het gaat bijvoorbeeld om het voeren van de administratie, schoonmaakwerkzaamheden en telefonische dienstverlening. Bij Gerechtshof Leeuwarden speelde een zaak waarin een vrouw samen met haar echtgenoot een onderneming dreef op het gebied van installatietechniek. De vrouw bezat geen vakdiploma en technische kennis, maar wel goede organisatorische vaardigheden en jarenlange ervaring. Zij vervulde daarom een leidinggevende rol binnen het bedrijf. Deze rol werd groter toen haar echtgenoot ziek werd.

 

Gebrek aan kennis werd gecompenseerd

Hof Leeuwarden oordeelde dat de werkzaamheden van de vrouw meetelden voor het urencriterium. De vrouw maakte op de zitting geloofwaardig dat zij de onderneming in haar eentje zou kunnen drijven. Voor het aanvullen van de technische kennis zou zij dan gebruik kunnen maken van een personeelslid of kunnen overwegen een vof aan te gaan met een persoon met technische kennis. Ze maakte bij de rechter aannemelijk dat haar gebrek aan kennis geen hinderpaal was om als leidinggevende te kunnen functioneren. Haar werkzaamheden waren dan ook niet hoofdzakelijk van ondersteunende aard, zo oordeelde het hof.

(Bron: Taxence)

 

Een factuur is meer dan alleen een professioneel uitziende brief voorzien van een bedrijfslogo en het verschuldigde bedrag. Dit officiële document moet echter aan een aantal regels voldoen voordat het rechtsgeldig is en de BTW kan worden afgetrokken. In dit artikel leest u welke gegevens in ieder niet mogen ontbreken: 5 tips voor een goede factuur.

1. BTW-, KvK- en factuurnummers

Geen factuur is compleet zonder deze bedrijfsgegevens. Een BTW-nummer krijgt u wanneer u zich als ondernemer inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK) en is in feite een bewijs dat u ‘ondernemer voor de omzetbelasting’ bent. Het kan echter zijn dat u bent vrijgesteld van BTW. In dit overzicht ziet u of deze vrijstelling op u van toepassing is. Lees verder alles over de BTW-aangifte in deze checklist. Tijdens uw inschrijving bij de KvK heeft u ook een speciaal KvK-nummer ontvangen; ook dit nummer moet u op iedere factuur vermelden.

Verder is het van belang dat u een goede volgorde van factuurnummers aanhoudt. Het spreekt voor zich dat u iedere factuur een ander nummer geeft; zo houdt u uw administratie makkelijker op orde en is de kans klein dat u straks onverhoopt opdrachtgevers door elkaar haalt of met dubbele factuurnummers zit. De Belastingdienst bepaalt echter niet welke nummering u moet aanhouden, dat mag u helemaal zelf bepalen. Tip: deel de facturen per jaar in, met name als u regelmatig voor dezelfde opdrachtgever of klant een klus uitvoert. In dat geval begint u iedere eerste maand van het jaar opnieuw en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2012 wordt uw eerste factuur dan 120001, de tweede 120002 en zo verder. Wanneer u op een gegeven moment uitkomt bij 120010, telt dat makkelijk door.

2. De juiste factuurdatum

De meest gebruikelijke factuurdatum is de datum waarop u de factuur verstuurt naar uw klant of opdrachtgever en dus niet de dag waarop u gestart bent met het uitvoeren van de opdracht. Het is echter ook toegestaan om de factuur op een later moment te versturen. Houd er wel rekening dat dit uiterlijk moet zijn gebeurd vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin u een klus hebt uitgevoerd of een product of dienst hebt geleverd. Iets anders gaat het wanneer u doorlopende prestaties (cursussen, abonnementen etc.) factureert. In die situatie geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft.

3. Wel of geen betalingstermijn

Het is inderdaad de bedoeling dat u op uw factuur ook een betalingstermijn aangeeft. De minimum betalingstermijn die u een klant moet geven, is een termijn van veertien dagen. Gangbaarder echter is het stellen van een termijn tussen de veertien en dertig dagen. Als u op de factuur vergeet om een termijn te noemen, geldt de standaardperiode van dertig dagen, maar aangeraden wordt om meteen bij de aanname van de opdracht al een betalingstermijn te bespreken, zodat beide partijen later niet voor vervelende verrassingen komen te staan. Het komt – mede door de aanhoudende recessie – tegenwoordig vaker voor dat klanten hun rekeningen later betalen. Daarom is het handig om te weten dat u, indien de (afgesproken) termijn wordt overschreden, rente in rekening mag brengen.

4. Bewaarplicht

Iedere factuur die u opstelt valt onder de bewaarplicht en moet u zorgvuldig bewaren, omdat u hierop achteraf door de Belastingdienst kan worden gecontroleerd en u deze documenten moet kunnen overleggen.

5. Wel of niet digitaal factureren

Digitaal factureren is de laatste jaren steeds meer in opkomst. Sinds 2009 zijn de digitale en de papieren factuur aan elkaar gelijkgesteld. Het maakt voor de fiscus dan ook geen verschil meer of u digitaal factureert of niet. Maar houd er wel rekening mee dat u een factuur pas digitaal mag versturen, als uw klant of opdrachtgever hiervoor toestemming geeft. Een groot voordeel van digitaal factureren voor ondernemers is dat het aanzienlijk scheelt in de kosten voor het printen van papier en postzegels en het systeem maakt geen rekenfouten en is dus een stuk minder foutgevoelig.

Wanneer u ervoor kiest om uw facturen elektronisch te verzenden, moeten ze uiteraard aan dezelfde voorwaarden voldoen als papieren facturen. Digitale facturen kunt u als elektronisch bericht opslaan. De Belastingdienst benadrukt dat u facturen over onroerende goederen tien jaar moet bewaren. Voor overige facturen geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Er zijn verschillende partijen die elektronisch factureren aanbieden. Welke aanbieder van toepassing is op uw situatie, is uiteraard persoonlijk. Een consultant die werkzaam is als ZZP’er heeft natuurlijk andere behoeften dan een eigenaar van een groot garagebedrijf. Op de website E-facturatie kunt u enkele aanbieders met elkaar vergelijken.

(Bron: Ikgastarten)

Na het afronden van de sollicitatieprocedure is de werkgever verheugd dat zijn nieuwe arbeidskracht aan het werk gaat. Voordat deze werknemer op de werkvloer begint, moet echter nog veel geregeld worden. Zowel op arbeidsrechtelijk als fiscaal gebied. Deze checklist bevat de ins en outs rondom het aangaan van een dienstbetrekking met een nieuwe werknemer.

Inhoud

1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst

2. Controleer de arbeidsrelaties

3. Ken de nieuwe werknemer

4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie

5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na

6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer

7. Verken de scholingsmogelijkheden

8. Werknemer heeft recht op vakantie

9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden

10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid

1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst


Conflicten tussen werkgever en een nieuwe werknemer zijn te voorkomen door alle afspraken op papier te zetten en te ondertekenen voordat de werkzaamheden daadwerkelijk van start gaan. .

Denk na over de inhoud van de arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst is in beginsel vormvrij. Een schriftelijk contract is dus niet nodig, maar natuurlijk wel aan te bevelen om misverstanden te vermijden. Bepaalde afspraken (zoals het concurrentiebeding) kunnen echter alleen schriftelijk worden overeengekomen.

Arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd

De werkgever heeft bij het aangaan van een nieuwe dienstbetrekking de keuze tussen een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Bedenk altijd goed van te voren wat de werknemer krijgt aangeboden.

Maak gebruik van proeftijd en andere bedingen

Als de werknemer en werkgever bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst een proeftijd zijn overeengekomen, mogen beide partijen, zolang de proeftijd niet is verstreken, de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen. In de arbeidsovereenkomst kan daarnaast ook een concurrentie-, relatie- of eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen. Vooral de werkgever kan later profijt hiervan hebben.

Regel de arbeidstijden

De regels voor hoe lang iemand per dag mag werken en wanneer iemand recht heeft op pauze zijn opgenomen in de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit. Het is raadzaam bij aanvang van de werkzaamheden afspraken te maken hierover. De Arbeidsinspectie houdt streng toezicht op de naleving van de Arbeidstijdenwet.

2. Controleer de arbeidsrelaties


Het is voor werkgevers van groot belang te weten of zij zaken doen met een ondernemer of werknemer. Bij werknemers komen namelijk meer verplichtingen bij kijken. Is de contractspartner werknemer, dan heeft de werkgever een inhoudings- en afdrachtplicht. Op de vergoeding aan de ondernemer hoeft de opdrachtgevers echter geen loonheffingen in te houden en af te dragen.

Ga na of sprake is van een dienstbetrekking?

Het is in het belang van zowel de werkgever als de werknemer om stil te staan bij de vraag of daadwerkelijk sprake is van een dienstbetrekking. Blijkt de wil van de partijen niet uit de overeenkomst of zijn de partijen zich niet bewust geweest van wat zij wilden overeenkomen, dan mag niet al te snel een dienstbetrekking worden aangenomen.

Vraag om een verklaring arbeidsrelatie

Bij het sluiten van een overeenkomst met een ondernemer is de opdrachtgever – als mogelijke werkgever – de eerst verantwoordelijke om vast te stellen of sprake is van een dienstbetrekking. Hij kan aan zijn opdrachtnemer een verklaring vragen om de meer duidelijkheid te krijgen over de kwalificatie van de arbeidsrelatie. Belangrijk is wel dat het gaat om een geldige VAR. Voor de geldigheid van de VAR is vereist dat de werkzaamheden overeenkomen met de werkzaamheden die in de VAR-beschikking staan aangeduid, voldaan is aan de vereiste identificatievoorwaarden en de opdrachtgever een afschrift van de VAR in de administratie bewaart.

3. Ken de nieuwe werknemer


Identificeer de werknemer

De werkgever is wettelijk verplicht bij het begin van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vast te stellen. Een rijbewijs geldt in dit kader niet als geldig document. Maak altijd kopieën voor de administratie om naheffing te voorkomen. Als op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen worden geactualiseerd, moeten de oude afschriften niet worden weggegooid. De werkgever is verplicht deze bij de loonadministratie te blijven bewaren.

Vraag de werknemer om de persoonsgegevens

Voordat een en nieuwe werknemer aan de slag gaat, moet hij een schriftelijke verklaring geven aan zijn nieuwe werkgever . Hierin staan al zijn persoonsgegevens. De werkgever heeft deze verklaring nodig voorvoor de loonadministratie. Deze verklaring alsmede het verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen moeten minstens vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking in de loonadministratie of bij het personeelsdossier bewaard blijven.

4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie


Een werkgever moet de Belastingdienst én de werknemer de juiste gegevens voor de loonbelasting en premieheffing kunnen verstrekken. Een goede administratie is dan ook onontbeerlijk. Voor sommige gegevens geldt zelfs een administratieplicht, zodat deze voor de Belastingdienst goed toegankelijk zijn bij een looncontrole.

Verstrek de werknemer een loonstrook en jaaropgaaf

De werkgever moet bij de eerste loonbetaling een loonopgaaf verstrekken. Dit geldt overigens voor elke loonbetaling die ten opzichte van de voorgaande loonbetaling een wijziging bevat. Een digitale loonstrook behoort ook tot de mogelijkheden en kan kostenbesparing opleveren. De werknemer moet hiervoor wel zijn toestemming geven en hij moet de optie hebben om de loonstrook op te slaan om deze later nog eens te kunnen raadplegen.

Bewaar de loonadministratie

De loonadministratie valt onder de basisgegevens van de administratie en moet daarom zeven jaar worden bewaard. Een werkgever is verplicht aan de controlerende ambtenaren van de Belastingdienst alle gegevens en inlichtingen te verstrekken die van belang kunnen zijn voor de controle. Hij moet inzage geven in de administratie en toestaan dat er kopieën van worden gemaakt.

5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na


Houd het (ruime) loonbegrip in de gaten

Loon is al hetgeen dat uit een dienstbetrekking of uit een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Met andere woorden: loon is alles wat de werkgever in zijn hoedanigheid van werkgever aan de werknemer verstrekt, tenzij een uitzondering geldt.

Houd loonbelasting en premies werknemersverzekeringen in

Een werkgever die loon betaalt aan zijn werknemer, is verplicht loonheffingen over het loon in te houden en vervolgens af te dragen aan de Belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor de premies werknemersverzekeringen (ZW, WW en WAO/WIA), de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en loonbelasting/premie volksverzekeringen.

Denk om de toepassing van het minimumloon

Er geldt een verplicht minimumloon voor alle werknemers van 23 tot en met 64 jaar. Daarnaast bestaat een minimumjeugdloon voor werknemers vanaf vijftien jaar. Overtreding leidt tot een boete.

Verschillende loonvormen mogelijk

In de wet is limitatief opgesomd welke loonvormen zijn toegestaan. De eerste, en meest gebruikelijke vorm is geld. Loon in natura is ook een toegestane loonvorm, zij het met beperkingen.

Maak gebruik van kostenvergoedingen en verstrekkingen

Naast loon in natura kan de werkgever ook enkele kostenvergoedingen of -verstrekkingen aan de werknemer geven. Sinds 1 januari 2011 is voor de fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen de werkkostenregeling geïntroduceerd. Het is raadzaam in nieuwe arbeidsovereenkomsten rekening te houden met de werkkostenregeling. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt een keuzeregime. Vanaf 1 januari 2014 wordt deze regeling verplicht voor alle werkgevers.

6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer


Veel bedrijven hebben een pensioenregeling voor hun personeel. Het is het belang van zowel de werknemer als de werkgever om duidelijke afspraken hierover te maken.

Let op de civielrechtelijke aspecten

De werkgever moet de werknemer binnen en maand na indiensttreding informeren of hij een pensioenregeling aanbiedt en zo ja binnen welke termijn het aanbod wordt gedaan en wie de pensioenuitvoerder is. Vervolgens moet hij ervoor zorgen dat de werknemer binnen drie maanden na de start van de opbouw van het pensioen een startbrief van de pensioenuitvoerder ontvangt.

Zorg voor een juiste behandeling van pensioenen in de loonbelasting

Voor pensioen geldt de omkeerregel. Dit betekent dat het pensioenrecht onbelast blijft en belasting moet worden betaald over de uitkeringen. Voldoet de pensioenaanspraak niet aan de wettelijke voorwaarden (zoals een afkoopverbod van de aanspraak), dan is de omkeerregel niet van toepassing. Let hierop.

Blijf binnen één van de verschillende pensioenstelsels

In de wettelijke beschrijving van de pensioenaanspraken zijn er volgende drie pensioenstelsels te onderscheiden: het eindloonstelsel, het middelloonstelsel en het beschikbare-premiestelsel. Een combinatie of mengvorm van deze stelsels is ook mogelijk. De werkgever is in beginsel vrij te kiezen voor het pensioenstelsel dat het beste bij hem past.

Waardeoverdracht van het pensioen

Elke werknemer heeft een wettelijk recht op waardeoverdracht. Werkgevers en pensioenuitvoerders moeten hieraan meewerken. Voor een werknemer die uit dienst gaat bij zijn werkgever en bij een nieuwe werkgever gaat deelnemen in een pensioenregeling, is het dus mogelijk zijn opgebouwde pensioenrechten mee te nemen naar de nieuwe werkgever. Het recht op waardeoverdracht geldt overigens ook bij een waardeoverdracht naar of van een werkgever in een andere lidstaat.

7. Verken de scholingsmogelijkheden

Niet alleen de werknemer is gebaat bij scholing, zoals het bezoeken van seminars en congressen, het volgen van een opleiding of een leer-werktraject. Ook voor de werkgever zijn er diverse fiscaal vriendelijke mogelijkheden om deze loonkosten te verminderen.

Maak gebruik van de afdrachtvermindering onderwijs

Werkgevers die hun werknemers faciliteren in een scholingstraject kunnen in aanmerking komen voor een afdrachtvermindering van de loonbelasting/premie volksverzekeringen. De afdrachtvermindering onderwijs geldt echter alleen onder bepaalde voorwaarden voor bepaalde categorieën werknemers en leerlingen. De hoogte van de afdrachtvermindering is afhankelijk van de categorie waartoe een werknemer behoort.

Vergoed de studiekosten

Als een nieuwe werknemer van plan is een studie of opleiding te gaan volgen met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning, kan de werkgever deze studie onder voorwaarden belastingvrij vergoeden of verstrekken. Onder de werkkostenregeling geldt een gerichte vrijstelling voor studie- en opleidingskosten. De studie of opleiding moet wel zijn gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis.

8. Werknemer heeft recht op vakantie

Een werknemer heeft een wettelijk recht op vakantiedagen en verschillende soorten verlof. In de cao of arbeidsovereenkomst kan ook het een en ander worden bepaald over verlofdagen. Sinds 1 januari 2012 geldt een nieuwe vakantiedagenregeling. Werknemers bouwen sindsdien ook gedurende de gehele ziekteperiode vakantiedagen op. Ook geldt nu een vervaltermijn van zes maanden voor de wettelijke vakantiedagen. Extra vakantiedagen volgens de cao vallen buiten de nieuwe regeling.

Vakantie in de arbeidsovereenkomst

Volgens de wet heeft de werknemer jaarlijks recht op een aantal vakantieuren dat minimaal gelijk is aan viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Heeft hij meer vakantieuren, dan gaat het om bovenwettelijke verlofuren.

9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden

In de arbeidsrelatie tussen de werknemer en de werkgever kunnen diverse secundaire arbeidsvoorwaarden worden overeengekomen. Naast diverse kostenvergoedingen, en verstrekkingen kunt u denken aan een auto van de zaak, een telefoon of laptop of een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket.

Overweeg flexibel belonen

Werknemers willen liever geen standaard arbeidsvoorwaardenpakket. Iedere werknemer heeft andere zaken die hij belangrijk vindt en wil daarom het liefst iets te kiezen hebben. Een cafetariasysteem biedt deze mogelijkheid, ook onder de werkkostenregeling. Het gaat in feite om een afspraak tussen werkgever en werknemer, waarbij de werknemer – met een bepaald budget – de mogelijkheid krijgt zelf aan te geven op welke wijze hij zijn beloning (inclusief vrije tijd) wenst te ontvangen.

Beloon met een auto van de zaak

De auto van de zaak is tegenwoordig een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. In veel gevallen mag de auto ook voor privéritten worden gebruikt. Aantrekkelijk voor de werknemer, maar tegelijkertijd opletten voor de werkgever. Bij privégebruik van een auto van de zaak moet een bijtelling plaatsvinden. Anders gezegd: de werkgever moet loonbelasting afdragen. Wordt niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gereden met deze auto, dan kan de werknemer een ‘verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. De bijtelling mag in dat geval achterwege blijven. Stem het gebruik van de auto vanaf het begin goed af met de werknemer.

Beloon met een telefoon of laptop

Als de werknemer een telefoon van de zaak meer dan 10% voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de terbeschikkingstelling hiervan belastingvrij plaatsvinden. Onder de werkkostenregeling geldt alleen een nihilwaardering als de telefoon ter beschikking wordt gesteld. Voorwaarde is dat het zakelijk gebruik meer dan 10% zakelijk bedraagt en ook op de werkplek wordt gebruikt.

Bereid u voor op de komst van de vitaliteitsspaarregeling

Tot 1 januari 2012 kon de werknemer fiscaal vriendelijk sparen met behulp van de spaarloonregeling of de levensloopregeling. Er geldt wel een overgangsregeling. Vanaf 1 januari 2013 kunnen ondernemers, werknemers en resultaatgenieters namelijk meedoen aan de vitaliteitsspaarregeling. De stortingen zijn fiscaal aftrekbaar in box 1 en pas op het moment van opname van het tegoed moet de deelnemer belasting betalen. Daarnaast is het opgebouwde tegoed niet belast in box 3.

10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid

De werkgever krijgt voor de nieuwe werknemer te maken met de sociale verzekeringen. De premies werknemersverzekeringen die hij moet inhouden en afdragen, zorgen ervoor dat de werknemer verzekerd is voor diverse regelingen.

Maak gebruik van stimuleringsregelingen

Bij het in dienst nemen van een nieuwe werknemer het aan te raden goed na te gaan of men in aanmerking komt voor een of meerdere van de financiële regelingen van het UWV.

Subsidiemogelijkheden

Als een nieuwe (oudere) werknemer voorheen een uitkering had, zijn er diverse subsidiemogelijkheden. Denk aan een proefplaatsing waarbij de nieuwe werkgever maximaal drie maanden lang kijkt hoe het gaat zonder dat hij loon te hoeft te betalen. De werknemer behoudt namelijk zijn uitkering.

Vervallen stimuleringsregelingen

Vanwege de bezuinigingen is inmiddels wel een aantal van deze stimuleringsregeling komen te vervallen. Zo is de loonkostensubsidie die werkgevers konden krijgen bij het aannemen van werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering per 1 januari 1 januari 2012 afgeschaft.

(Bron: Taxence)

Na het afronden van de sollicitatieprocedure is de werkgever verheugd dat zijn nieuwe arbeidskracht aan het werk gaat. Voordat deze werknemer op de werkvloer begint, moet echter nog veel geregeld worden. Zowel op arbeidsrechtelijk als fiscaal gebied. Deze checklist bevat de ins en outs rondom het aangaan van een dienstbetrekking met een nieuwe werknemer.

Inhoud

1. Zorg voor een arbeidsovereenkomst

2. Controleer de arbeidsrelaties

3. Ken de nieuwe werknemer

4. Zorg voor een ordelijke loonadministratie

5. Kom de verplichtingen rondom loonbetaling na

6. Voorzie in een pensioenregeling voor de werknemer

7. Verken de scholingsmogelijkheden

8. Werknemer heeft recht op vakantie

9. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden

10. Ga na of de welke regels gelden voor de Sociale zekerheid

Wie een gift doet aan een algemeen nut beogende instelling (anbi) kan deze onder voorwaarden aftrekken van zijn inkomen of in het geval van een onderneming van de winst. Een particulier die een vrijwilligersvergoeding ontvangt van zo’n anbi, maar die daarvan afziet kan dit onder omstandigheden ook aftrekken als een gewone gift.

Begrip gift

Van een gift is sprake als deze gedaan is uit vrijgevigheid, en ook als gift is bedoeld. De gever mag op geen enkele wijze, direct of indirect, van of namens de stichting of vereniging een tegenprestatie krijgen.

Periodieke en gewone giften

Voor het aftrekken van gewone en periodieke giften gelden verschillende voorwaarden. In tegenstelling tot gewone giften geldt voor periodieke giften geen drempelinkomen of maximaal aftrekbaar bedrag. Een gift kwalificeert als een periodieke gift onder de volgende voorwaarden:

  • De gift is vastgelegd bij een notaris;
  • Er worden regelmatig (minstens 1 keer per jaar) bedragen overgemaakt naar de instelling of vereniging die in de notariële akte wordt genoemd;
  • Deze bedragen zijn steeds (ongeveer) even hoog;
  • Deze bedragen worden minimaal 5 jaar achter elkaar overgemaakt en de gift stopt uiterlijk bij het overlijden; en
  • Er wordt geen tegenprestatie geleverd aan de instelling of vereniging voor de gift.

 

Voor het aftrekken van gewone giften gelden de volgende voorwaarden:

  • De giften worden gedaan aan een instelling die bij de Belastingdienst is geregistreerd als een algemeen nut beogende instelling (ANBI);
  • De instelling levert geen tegenprestatie voor de giften;
  • Men moet aan de hand van schriftelijke stukken, zoals bankafschriften of kwitanties, aan kunnen tonen dat de giften daadwerkelijk zijn gedaan;
  • Het totale bedrag van de giften is meer dan het drempelbedrag. Men mag niet meer aftrekken dan het maximum. Het drempelbedrag is 1% van het drempelinkomen, met een minimum van € 60. Het maximum is 10% van uw drempelinkomen.

Geefwet

Sinds 1 januari 2012 zijn de bepaalde voorwaarden voor het verkrijgen van de anbi-status dankzij de invoering van de Geefwet versoepeld. Zo mogen anbi’s commerciëler zijn, mogen stichtingen en verenigingen meer winst maken, bestaat de mogelijkheid voor integrale belastingplicht en is de giftendrempel voor bv’s komen te vervallen. Maar een van de belangrijkste maatregelen uit de Geefwet is de multiplier bij culturele instellingen. Een belastingplichtige, bijvoorbeeld een particulier, voor de inkomstenbelasting mag volgens deze regeling 1,25 keer het bedrag van de verzamelgift in aanmerking nemen voor de giftenaftrek. Hierbij is een maximum van € 1250,- vastgesteld.

In de vennootschapsbelasting wordt ook gebruik gemaakt van een multiplier. Hier geldt dat 1,5 keer het bedrag van de gift in aftrek mag worden gebracht. De bovengrens was vastgesteld op 10% van de winst van een onderneming, maar is nu 50% van de winst (en een maximumbedrag van € 100.000) geworden. Het maximumbedrag waarover de multiplier mag worden toegepast is € 5000. Voor het deel van uw giften aan culturele instellingen boven de € 5000, geldt dan weer de normale aftrek van 100%.

Vrijwilligersvergoeding

Rechtbank Arnhem heeft onlangs beslist dat het voor de aftrek van een teruggeschonken vrijwilligersvergoeding als gift niet van belang was of de anbi wel of niet over voldoende middelen beschikte om de vergoeding daadwerkelijk uit te kunnen betalen. Volgens de rechtbank mocht de fiscus de aftrek niet weigeren, nu uit de overeenkomsten, convenanten en andere schriftelijke verklaringen was gebleken dat de vrijwilliger recht had op uitbetaling van een vrijwilligersvergoeding. Belangrijk was dat de vrijwilliger de volledige vrijheid had om over de vergoeding te beschikken en dat er geen sprake was van een verplichting om de vergoeding per omgaande terug te schenken. De staatssecretaris van Financiën heeft echter aangegeven deze uitspraak van de rechtbank niet inhoudelijk te volgen. Hiermee zou de deur worden opengezet naar allerlei opzetjes waarin de kern van de giftenregeling, de vrijgevigheid, wordt ondermijnd. Zie in dit kader het artikel ‘Teruggeschonken vrijwilligersvergoeding aftrekbaar als gift?’.

Gelijkheidsbeginsel

In een zaak voor Rechtbank Leeuwarden deed een vergelijkbaar geval zich voor. De vrijwilliger in kwestie had echter niet aannemelijk gemaakt dat er een reëel recht bestond op het verkrijgen van een vergoeding, zo stelde de rechtbank. In dat geval kon ook niet worden gesproken van afzien van een vergoeding. De rechtbank gaf de vrijwilliger toch gelijk op grond van het gelijkheidsbeginsel. De vrijwilliger had zich namelijk beroepen op de meerderheidsregel. In de meerderheid van de gevallen die vergelijkbaar waren met dit geval was een juiste wetstoepassing achterwege gebleven en werd de aftrek dus wel geaccepteerd. Volgens de rechtbank had de vrijwilliger op grond hiervan ook recht op aftrek van de terruggeschonken vergoeding. De rechter vond het niet van belang dat de aangiften van de gevallen die hiermee werden vergeleken niet zouden zijn onderzocht.

(Bron: Taxence)

Het algemene BTW-tarief zal van 19% naar 21% gaan op 1 oktober van dit jaar. De verhoging betekent voor ondernemingen die de BTW niet volledig kunnen aftrekken een hogere kostenpost. De overheid zal waarschijnlijk een overgangsregeling hanteren bij de verhoging. De overheid wil voorkomen dat ondernemingen door vooruit te betalen BTW-voordeel behalen voor prestaties die na de BTW-verhoging plaatsvinden.

Tijdstip van de prestatie (dienst/levering)

Factureert u na de tariefsverhoging, maar de levering of dienst vindt plaats voor de tariefsverhoging, dan berekent u het tarief dat geldt op het tijdstip waarop de levering of dienst verricht wordt. In deze situatie moet u 19% BTW in rekening brengen. Vindt de levering of dienst plaats na de tariefsverhoging, maar factureert u gedeeltelijk of geheel vooruit, dan moet u 21% BTW in rekening brengen.

De afrekenperiode splitsen

Is er sprake van doorlopende prestaties die u periodiek factureert en zowel de periode voor als na de tariefsverhoging bestrijken, dan is in principe het nieuwe tarief op de gehele vergoeding van toepassing. Het is voor doorlopende prestaties wel toegestaan de afrekenperiode te splitsen. U spitst deze dan in een afrekening die betrekking heeft op de periode voor de tariefsverhoging en op de periode na de tariefsverhoging. Zo rekent u 19% BTW tot 1 oktober 2012 en 21% BTW na 1 oktober 2012.

Ons advies

Probeer er voor te zorgen dat u zoveel mogelijk uiterlijk 30 september 2012 al uw prestaties gefactureerd hebt. Dit voorkomt dat u in oktober 2 percentages door elkaar moet gaan gebruiken. Het is ook verstandig om diensten in september niet vooruit te factureren, maar pas begin oktober vooruit te factureren. Dit voorkomt namelijk dat u in september 2 percentages door elkaar moet hanteren. Vragen? Stuur gerust een bericht naar info@ambitions.nu

Jongeren die een deel van hun zomervakantie bij uw onderneming aan de slag gaan, doen dat natuurlijk niet voor niets. Als hun bijverdiensten substantieel zijn, kan dit echter gevolgen hebben voor hun studiefinanciering of de kinderbijslag die hun ouders voor hen ontvangen.

Als uw onderneming in de zomervakantie jongeren inzet om ervoor te zorgen dat de belangrijkste taken gewoon doorgaan als de vaste werknemers van de zon genieten, is het handig om te weten hoeveel scholieren en studenten mogen bijverdienen zonder dat dit ten koste gaat van de kinderbijslag of studiefinanciering. Alleen vakantiewerkers die jonger zijn dan 16 jaar die bij hun ouders wonen, mogen namelijk onbeperkt bijverdienen zonder dat de ouders op de kinderbijslag worden gekort.

In de zomervakantie € 1.300 extra verdienen

Vakantiekrachten van 16 of 17 jaar en jongere kinderen die niet bij hun ouders wonen, mogen maximaal € 1.240 netto per kwartaal bijverdienen zonder gevolgen voor de kinderbijslag. In de zomervakantie mogen ze nog € 1.300 netto extra verdienen. Verdient een vakantiekracht meer, dan wordt de kinderbijslag helemaal stopgezet. De ouders moeten elk inkomen van hun kind dat boven de € 800 netto per kwartaal komt, altijd doorgeven aan de Sociale Verzekeringsbank.

Zelf studiefinanciering stopzetten bij bijverdiengrens

Vakantiewerkers die studiefinanciering ontvangen, mogen ook niet onbeperkt bijverdienen zonder dat dit gevolgen heeft. Per kalenderjaar mogen ze niet meer verdienen dan € 13.362,53 bruto om hun studiefinanciering te behouden. Wie meer bijverdient, moet zelf de studiefinanciering – inclusief het zogenoemde studentenreisproduct – stopzetten met ingang van de maand waarin hij de bijverdiengrens overschrijdt. Het te veel verdiende geld moet hij terugbetalen. U vindt de regels voor bijverdienen naast studiefinanciering op de site van de Rijksoverheid.
Een hoog inkomen van een scholier of student kan ook gevolgen hebben voor een eventuele bijstandsuitkering van de ouders.

(Bron: Bestuur Rendement)

Als de inspecteur de aangifte volgt nadat de belastingplichtige hem uitgebreid heeft ingelicht over zijn standpunt, schept hij daarmee vertrouwen. De belastingplichtige mag zich dan beroepen op het vertrouwensbeginsel. Het vertrouwensbeginsel kan de fiscus verplichten een belastingaangifte te volgen, ook al zijn de standpunten waarop de belastingplichtige zijn aangifte baseert niet helemaal juist. Een beroep op het vertrouwensbeginsel heeft pas een redelijke kans van slagen als de belanghebbende mocht aannemen dat de inspecteur een bepaald standpunt heeft ingenomen.

In een zaak voor Hof Leeuwarden bijvoorbeeld had een man de Belastingdienst een brief gestuurd. Hierin legde hij uitvoerig uit dat hij een geldlening had verstrekt aan een onderneming. De schuldeiser stelde in zijn brief ook dat de lening als eigen vermogen van de schuldenaar fungeerde, zodat de resultaten uit de lening bij de schuldeiser waren belast als winst uit medegerechtigdheid (box 1). De inspecteur gaf geen antwoord op de brief, maar volgde in de daaropvolgende twee jaren de aangifte van de man die was opgesteld conform het standpunt in de brief. Het hof oordeelde dat hierdoor bij de man het vertrouwen was opgewekt dat de inspecteur een gedragslijn volgde die berustte op een bewuste standpuntbepaling. De fiscus moest dit vertrouwen eerbiedigen. Daardoor kon de man een latere afwaardering van deze vordering aftrekken, ook al had de vordering eigenlijk in box 3 moeten vallen.

(Bron: Taxence)