Archive for februari, 2015

In artikel 14 lid 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens is bepaald dat de uitvoeringen van de verwerkingen door een bewerker moeten worden geregeld in een overeenkomst of een andere rechtshandeling. Deze “bewerkersovereenkomst” is dus een verplichting voor de afnemers van clouddiensten, die persoonsgegevens laten verwerken door hun hosting-, SaaS- of DaaS-provider.

Wat moet er allemaal in een bewerkersovereenkomst geregeld worden? Het College Berscherming Persoonsgegevens (CBP) heeft in richtsnoeren een voorzet gegeven. De bewerkersovereenkomst moet allereerst beschrijven welke diensten de bewerker verleent met betrekking tot de persoonsgegevens en wat de omvang is van zijn gebruik van de persoonsgegevens.

Het volgende onderwerp waarover afspraken moet worden gemaakt, betreft de beveiliging van de persoonsgegevens. De afspraken mogen niet algemeen zijn zoals:  “de bewerker zorgt voor een passende en adequate beveiliging van de persoonsgegevens”. De afspraken moeten gedetailleerder worden uitgewerkt. Een voorbeeld: “de bewerker zal digitale persoonsgegevens uitsluitend transporteren via een met SSL-techniek versleutelde verbinding”. De afnemer van de clouddiensten (in de wet de verantwoordelijke genoemd), moet bepalen welke maatregelen nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke beveiligingsplicht (artikel 13 Wbp), niet de bewerker. Hij dient dus verstand te hebben van beveiliging, of daarover advies in te winnen.

De bewerker en de verantwoordelijke moeten ook afspraken maken over de rapportage over de beveiliging. De inhoud en de frequentie van de rapportage moeten bijvoorbeeld worden vastgelegd. Ook moet de verantwoordelijke het recht hebben om de beveiliging door een deskundige te laten inspecteren. Verder moet worden geregeld hoe er wordt gerapporteerd aan de verantwoordelijke en de betrokkenen (de personen op wie de persoonsgegevens zien)als er zich een beveiligingsincident heeft voorgedaan.

Het CBP eist dat in de bewerkersovereenkomst wordt gedifferentieerd, als niet alle persoonsgegevens even gevoelig zijn. Vastgelegd moet dus worden welke afspraken voor welke persoonsgegevens gelden. Ten slotte moeten worden overeengekomen welke handelingen door sub-bewerkers mogen worden verricht en onder welke voorwaarden persoonsgegevens in het buitenland mogen worden verwerkt.

Voor zowel verantwoordelijke (cloudafnemer) als de bewerker (cloudprovider) is een bewerkersovereenkomst dus noodzaak. Niet in de laatste plaats om te komen tot een verdeling van de aansprakelijkheid voor de schade die onverhoopt ontstaat bij de verwerking van de persoonsgegevens.

(bron: www.it-jurist.nl/)

Met een merk kunt u uw producten of diensten onderscheiden van die van uw concurrenten. Een merk wordt pas beschermd, nadat het is geregistreerd. Hoe werkt een dergelijke registratie?

Een merk kan worden geregistreerd bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE). Door deze registratie krijgt u het exclusieve recht op het gebruik van het merk voor bepaalde producten en diensten binnen de Benelux. De inschrijving is in eerste instantie 10 jaar geldig, maar deze kunt u na 10 jaar verlengen. U dient wel zelf uw merk actief in stand te houden in de markt. Tijdens de registratieperiode wordt u merk beschermd.

Wat kunt u registreren?

Er zijn verschillende soorten merken:

  •          Woordmerk: naam van product of dienst
  •          Beeldmerk: logo
  •          Vormmerk: vorm van een product
  •          Kleurmerk: bepaalde kleur(en) combinatie
  •          Klankmerk: geluid behorend bij een product of dienst (reclamejingle)

U dient uw merkaanvraag te kijken binnen welke classificatie uw product of dienst valt. Er zijn 45 klassen waarin een merk kan worden geregistreerd.

Hoe lang duurt het registratieproces?

Meestal duurt het registratieproces een maand of 3. Uw depot moet aan alle wettelijke vereisten voldoen en er kan nog oppositie tegen uw depot worden ingesteld. Het proces ziet er als volgt uit:

IT-jurist merkregistratie

bron: https://www.boip.int

Wanneer wordt u merkaanvraag geweigerd?

Het BBIE kan uw merkaanvraag weigeren bij de volgende gevallen:

  •          Het teken is beschrijvend
  •          Het teken mist onderscheidend vermogen
  •          Het teken is misleidend
  •          Het teken is een vlag, wapen of ander officieel embleem
  •          Het vormmerk overlapt met andere intellectuele eigendomsrechten
  •          Het merk is in strijd met openbare orde en goede zeden

Wat kost het registreren van een merk?

Een online merkregistratie kost 240 euro. Indien u liever de registratie op papier wilt regelen, dan zijn de kosten 15% hoger.

(Bron: http://www.it-jurist.nl/)

V.o.f. X exploiteerde in 2008 en 2009 een handelsbedrijf in onder meer koffie. De vennoten waren Y en zijn echtgenote Z. Y exploiteerde in Duitsland ook nog een eenmanszaak. X verwierf de koffie nagenoeg geheel van de eenmanszaak van Y en verkocht deze koffie door aan onder meer afnemers in ander EU-landen, waaronder de Franse vennootschappen D en E. X paste op de verkopen het 0% BTW-tarief toe en gaf deze als intracommunautaire leveringen aan. Na een controle legde de inspecteur naheffingsaanslagen BTW met 10% vergrijpboeten op omdat X ten onrechte het 0%-tarief had toegepast. Rechtbank Zeeland-West-Brabant stelde voorop dat het ging om afhaaltransacties. De koffie die X bij de eenmanszaak van Y in Duitsland bestelde, werd intracommunautair aan X geleverd, naar Nederland vervoerd en afgeleverd bij logistieke dienstverleners. De eenmanszaak van Y vroeg voor de uitvoer naar Nederland Duitse BTW terug en kreeg die ook. X had voor verkopen aan de Franse afnemers facturen opgemaakt. De koffie was opgehaald door diverse vervoerders en vervolgens direct naar afnemers in Duitsland vervoerd. De Rechtbank besliste dat de inspecteur aannemelijk had gemaakt dat bij de onderhavige transacties sprake was geweest van valse bewijzen en belastingfraude. De Rechtbank nam daarbij in aanmerking dat uit de overgelegde setjes documenten viel op te maken dat de schijn werd gewekt dat de goederen naar Frankrijk werden vervoerd. In die setjes bevonden zich onder andere aan D gerichte en door deze voor ontvangst in Frankrijk getekende CMR-vrachtbrieven, terwijl het aannemelijk was dat een substantieel deel van de goederen in werkelijkheid direct naar Duitsland was vervoerd. Verder waren voor de verkopen aan E vrachtbrieven opgemaakt die waren gericht aan D. De Rechtbank vond het aannemelijk dat de door X achteraf overgelegde en opgemaakte afhaalverklaringen niet de werkelijke gang van zaken weergaven en daarom valselijk waren opgemaakt. De Rechtbank besliste dat X niet aannemelijk had gemaakt dat zij er alles aan had gedaan om betrokkenheid te voorkomen. De Rechtbank besliste dat sprake was van grove schuld en dat een boete van 5% van de nageheven BTW passend en geboden was. Gezien de overschrijding van de redelijke termijn matigde de Rechtbank de boete met 20% tot € 7.355 voor 2008 en € 4.449 voor 2009. De naheffingsaanslagen BTW verminderde de Rechtbank naar € 184.902 voor 2008 en € 112.053 voor 2009.

(Bron: FUTD)

 

Wil jij na de start van je bedrijf een bedrijfspand of kantoorruimte gaan huren? Zorg dan ervoor dat je niet te veel betaalt en voorkom ongewenste bepalingen in je huurcontract. De tips in dit artikel helpen je verder bij het onderhandelen.

Met wie krijg je te maken?

Met een huurcontract voor een pand of ruimte ga je een serieuze verbintenis aan, vaak voor langere tijd. Probeer (al voordat je de onderhandelingen ingaat) te achterhalen met wie je te maken hebt. Wat is het belang van de makelaar, belegger of projectontwikkelaar? Er is doorgaans veel geld mee gemoeid. Om sterker in je schoenen te staan, kun je je eventueel laten bijstaan door een juridisch-, bouwkundig- of huisvestingsadviseur.

Succesvol onderhandelen

Over het huurcontract en de prijs valt altijd te onderhandelen. Hoe groter de oppervlakte, des te meer voordeel je eruit kunt halen. Maar ook bij kleinere panden kun je behoorlijk besparen wanneer je goed op de volgende punten let:

1. Huurvrije periode

Je kunt onderhandelen over een huurvrije periode. Deze kan uiteenlopen van een maand bij een kortlopend contract tot soms wel twee jaar bij een langlopend contract. Maar pas op: een huurvrije periode levert niets op als de huurprijs die daarna moet worden betaald een stuk hoger is dan marktconform.

2. Prijs-kwaliteit

Huur je het pand kaal, ligt er vloerbedekking, moeten er tussenwandjes komen, et cetera? Een lage huurprijs is weinig waard als je zelf moet opdraaien voor het schilderen van de muren, aanleggen van brandvoorziening en het installeren van airconditioning. Waarin moet geïnvesteerd worden en is dit in verhouding met de huurprijs? Het kan soms een stuk goedkoper zijn als de ruimte ‘compleet af’ wordt gehuurd.

3. Leeg opleveren?

Hoe moet het pand worden achtergelaten bij vertrek? Moet het leeg opgeleverd worden of teruggebracht in de oude staat? Dit is heel belangrijk om te weten voordat je gaat investeren in aanpassingen aan het pand. Het kan aardig in de kosten lopen wanneer het pand na je vertrek in oude staat moet worden hersteld.

4. Servicekosten

Zijn de servicekosten bij de huurprijs inbegrepen en zo niet, hoe worden deze dan verrekend? Betaal je vooruit of zijn het vaste kosten? Je zou niet de eerste ondernemer zijn die zich rot schrikt van de eindafrekening.

5. Flexibiliteit

Is het mogelijk om ruimte erbij te huren, of ruimte af te stoten? Het kan veel geld kosten om een nieuwe ruimte te huren of te blijven huren met onderbezetting. En kun je tussentijds opzeggen? Op welke termijn?

6. Vergunningen

Zijn alle benodigde vergunningen er? Als een pand lang leeg heeft gestaan, moet er bijvoorbeeld een legionella- en asbestvrij-verklaring zijn. De verhuurder kan zeggen dat alles in orde is, maar wat als later blijkt dat er toch asbest in het pand zit? De verhuurder heeft meldplicht, maar de huurder heeft ook vraagplicht. Als er niet naar gevraagd is, wie is er dan verantwoordelijk?

7. Oppervlakte

Er wordt soms gesjoemeld met de oppervlakte. Deze moet in het contract staan volgens de NEN2580-norm. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in BVO (Bruto Vloeroppervlak), NVO (Netto Vloeroppervlak) en VVO (Verhuurbaar Vloeroppervlak). Dit verschil kan in sommige gevallen flink oplopen. Sommige onderdelen van een gebouw mogen bijvoorbeeld niet als verhuurbaar vloeroppervlak worden aangemerkt. Denk aan technische ruimtes, lift of trappenhuis en kijk ook naar de verrekening van algemene ruimtes, zoals de entree en ontvangstbalie.

(Bron: MKB Servicedesk)

 

De in 2012 aangepaste wettelijke uittredingsregeling wordt in recente rechtspraak toegepast en uitgelegd. Aan een vordering tot uittreding lijken daarbij minder zware eisen te worden gesteld en dat biedt kansen voor beknelde minderheidsaandeelhouders. Directeuren-grootaandeelhouders moeten dus beter op hun tellen passen.

Als een aandeelhouder door een andere aandeelhouder zo erg in zijn rechten of belangen is geschaad dat niet meer van hem kan worden gevraagd dat hij nog langer aandeelhouder blijft, kan hij tegen zijn medeaandeelhouder een vordering tot ‘uittreding’ instellen. Die vordering houdt in dat hij wordt uitgekocht. Als de vordering wordt toegewezen, benoemt de rechter een of meer deskundigen om de prijs te bepalen. Tegen de toewijzing en tegen de aanwijzing van de deskundige is geen hoger beroep meer mogelijk. Hoger beroep kan alleen nog worden ingesteld tegen het eindvonnis (waarin de overdracht en afname worden bevolen tegen een vastgestelde prijs). De procedure is daardoor versneld.

De rechtspraak stelde steeds zwaardere eisen aan een vordering tot uittreding. De rechter verlangde daarvoor “bijkomende zwaarwegende omstandigheden”. In twee uitspraken van 2014 met betrekking tot Multi User Informatiesystemen (‘MUIS’) en Med-IP lijkt deze zware eis echter te zijn losgelaten.

In zijn algemeenheid geldt dat iedereen binnen een vennootschap (dus ook de aandeelhouders) zich tegenover elkaar moet gedragen “naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd”. Daar hoort bijvoorbeeld bij dat gevraagd (en ongevraagd) relevante informatie moet worden verstekt en dat een redelijk dividendbeleid moet worden gevoerd. Het weigeren om informatie te verstrekken en de weigering om een redelijk dividend uit te keren kunnen al reden zijn om een vordering tot uittreding toe te wijzen.

In de MUIS-uitspraak oordeelde de Rechtbank Noord-Holland verder dat de klachten niet hoeven te zien op gedragingen “in de hoedanigheid van aandeelhouder”. Ook als (zoals in MUIS) een aandeelhouder zich in zijn positie van bestuurder onredelijk opstelt, kan dat reden zijn voor toewijzing van een uittredingsvordering. Evenmin zijn “misdragingen” of schade bij de vennootschap nodig.

Sinds de aanpassing van de uittredingsregeling per 1 oktober 2012 kan de vordering tot uittreding ook worden toegewezen tegen de vennootschap. In de MUIS-uitspraak heeft de rechter beslist dat daar alleen de vennootschap mee wordt bedoeld waarvan de aandelen moeten worden overgedragen, dus niet (ook) dochtervennootschappen. De rechter oordeelde verder dat niet nodig is dat een verwijt aan de vennootschap kan worden gemaakt. De vordering tegen de vennootschap kan alleen niet worden toegewezen als niet is voldaan aan het vereiste van de balanstest (artikel 2:207 BW), maar daar moet de rechter dan wel op worden gewezen. Wordt hier – zoals in de MUIS-uitspraak – niets over gezegd, dan gaat de rechter ervan uit dat inkoop mogelijk is.

De wet stelt overigens als eis dat een aandeelhouder in zijn belangen ‘is’ geschaad. Gedane zaken nemen dus geen keer. Ook gedragingen in het verleden kunnen reden zijn voor uittreding.

De gewijzigde uittredingsregeling biedt tot slot de mogelijkheid voor een “billijke verhoging” van de koopprijs. Dat kan echter alleen als de gedragingen van de gedaagde aandeelhouder hebben geleid tot een vermindering van de waarde van de aandelen. In de MUIS-zaak oordeelde de rechter dat daarvan bij het niet uitkeren van dividend geen sprake is. De rechter stelde daarnaast vast dat ook kosten die een aandeelhouder heeft moeten maken, geen invloed hebben op de waarde van de aandelen (en dus geen grond kunnen zijn voor verhoging van de koopprijs).

De uittredingsregeling heeft met de wijzigingen per 1 oktober 2012 en de recente rechtspraak aan kracht gewonnen. Voor beknelde aandeelhouders kan zij een interessante exit-mogelijkheid zijn. Directeuren-grootaandeelhouders zijn gewaarschuwd.

(Bron: Accountant.nl)

Van de aanpassingen aan het arbeidsrecht die in zijn gegaan per 1 januari 2015, is het inperken van het concurrentiebeding misschien nog wel de meest ingrijpende. Waar het de afgelopen jaren standaardpraktijk was om een concurrentiebeding – inclusief stevig boetebeding – overeen te komen bij vrijwel elk contract, is dat vanaf 1 januari 2015 in principe niet langer toegestaan bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten.

Concurrentiebeding zonder goede reden

Het inperken van de mogelijkheid het concurrentiebeding te gebruiken is wat mij betreft een goede ontwikkeling, omdat het concurrentiebeding de afgelopen jaren te veel standaard werd overeengekomen, ook als er eigenlijk helemaal geen goede reden voor was. De afgelopen jaren kregen grote groepen werknemers – van de directeur van het bedrijf tot de kassière bij de supermarkt om de hoek – bij indiensttreding een standaardconcurrentiebeding voorgelegd.
Diezelfde kassière kon vervolgens niet zomaar aan de slag bij een andere supermarkt in de buurt. Ook niet als haar baas zelf had besloten haar contract niet te verlengen. Op deze manier werden grote groepen werknemers nog tot een jaar of langer na het uit dienst treden beperkt bij het zoeken naar een baan.
Door de wetswijziging is het nu het uitgangspunt geworden dat een concurrentiebeding niet geldig is bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Een standaard concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd blijft wel mogelijk. De gedachte daarbij is dat juist bij werknemers met een tijdelijk contract de overstap naar een andere baan na afloop van het contract in beginsel niet bemoeilijkt moet worden.

Wel een concurrentiebeding? Motiveer waarom

Er komt geen absoluut verbod om een concurrentiebeding op te nemen in een tijdelijk contract. Als de werkgever schriftelijk motiveert waarom een concurrentiebeding voor specifiek die werknemer noodzakelijk is, mag zo’n beding wel worden overeengekomen in een tijdelijke arbeidsovereenkomst.
De werkgever dient dan wel te motiveren dat het beding noodzakelijk is vanwege ‘zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen’. Dat wordt echter niet zo maar aangenomen, de werkgever komt niet meer weg met een standaardbepaling. Het uitgangspunt is tegenwoordig nu eenmaal dat het concurrentiebeding niet mag worden overeengekomen bij bepaalde tijdscontracten.
Daarbij staat het nog niet helemaal vast op wat voor manier het belang van dat concurrentiebeding moet worden onderbouwd. Wel is het duidelijk dat toegelicht moet worden waarom specifiek voor die arbeidsverhouding het van belang is om een concurrentiebeding overeen te komen. Daarbij kan het bijvoorbeeld van belang zijn dat het gaat om een sleutelpositie, om een werknemer die op de hoogte gesteld zal worden van gevoelige informatie zoals bedrijfsgeheimen of een werknemer met heel veel klantcontact.
Maar let op: een standaardbeding zal in principe niet aan de motiveringseisen voldoen. Er moet duidelijk worden gemaakt waarom in het specifieke geval, bij deze specifieke werknemer in deze specifieke functie een concurrentiebeding vereist is. En zelfs als een dergelijk gemotiveerd beding is opgenomen, kan de rechter achteraf besluiten het concurrentiebeding te vernietigen, indien er toch geen sprake (meer) blijkt te zijn van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dit geeft voor bepaalde tijdscontracten wel de nodige onzekerheid.

Niet meer standaard een concurrentiebeding

In mijn praktijk zie ik nu dat bedrijven vaak eerder kiezen voor een contract voor onbepaalde tijd als het gaat om concurrentiegevoelige functies.
Als van een concurrentiegevoelige functie helemaal geen sprake is, zullen werkgevers een concurrentiebeding niet meer kunnen gebruiken. Dat betekent dat de kassière bij de supermarkt om de hoek het concurrentiebeding in principe niet standaard meer in haar contract krijgt als de werkgever daar niet echt belang bij heeft. Dat lijkt me een goede ontwikkeling.

(Bron: Pellicaan)

Vastgoed-BV X vormde tot 1 maart 2007 met haar 100%-dochtervennootschap BV Y een f.e. voor de Vpb. Na de verbreking van de f.e. bracht zij op 7 maart 2007 haar vastgoedportefeuille in BV Y in tegen uitreiking van aandelen BV Y. Op 16 mei 2007 vond de levering van de aandelen BV Y aan een derde plaats. In haar aangifte Vpb 2007 claimde BV X op grond van artikel 14 Wet Vpb een vrijgesteld resultaat uit bedrijfsfusie. De inspecteur weigerde de bedrijfsfusiefaciliteit en corrigeerde de aangifte met € 4.202.537 (het verschil tussen de waarde in het economisch verkeer van de vastgoedportefeuille van € 5.627.000 en de boekwaarde van € 1.424.463 per 7 maart 2007). BV X ging in beroep. Rechtbank Den Haag stelde vast dat BV X de aandelen BV Y had verkocht aan een niet met haar of BV Y verbonden lichaam binnen drie jaar nadat de vastgoedportefeuille tegen uitreiking van aandelen in BV Y was ingebracht. Op grond van artikel 14, lid 4, Wet Vpb werd in dat geval aangenomen dat voor de bedrijfsfusie geen zakelijke overwegingen aanwezig waren, tenzij BV X het tegendeel aannemelijk maakte. Volgens de Rechtbank was BV X daar niet in geslaagd. Zij had op 21 december 2006 de opdracht aan de makelaar voor de verkoop van de vastgoedportefeuille goedgekeurd. Daaruit volgde volgens de Rechtbank dat op dat moment al was besloten om de vastgoedportefeuille te verkopen. Dat daarvóór al wilsovereenstemming was bereikt tussen BV X en BV Y over de inbreng van de vastgoedportefeuille in BV Y tegen uitreiking van aandelen, was volgens de Rechtbank niet aannemelijk geworden. De Rechtbank verwierp ook de stelling van BV X dat de fusiefaciliteit van toepassing was op grond van een arrest van 10 oktober 2008. Aangenomen dat dit arrest, waarin een aandelenfusie aan de orde was, ook van toepassing zou zijn op een bedrijfsfusie, dan nog had dit niet het door BV X gewenste gevolg. Volgens de Hoge Raad moest de wilsovereenstemming tot de fusie namelijk voorafgaan aan het moment waarop was besloten om (in dit geval) de vastgoedportefeuille te verkopen. Daarvan was dus geen sprake.

(Bron: Futd)

 

Simpel gezegd moet je de jaarrekening zien als een financieel eindverslag van je bedrijf, waarin je beschrijft wat je zakelijk gezien hebt gedaan in het betreffende boekjaar. Zo maak jij (of je accountant) in feite de financiële balans op. Belangrijk om te weten is dat een jaarrekening goed moet aansluiten op jouw zakelijke administratie, waarin je bewijzen van inkomsten en uitgaven (denk aan facturen, bankafschriften en losse bonnetjes) bewaart.

Voor een beginnend ondernemer kan het opstellen van een jaarrekening best een ingewikkeld proces zijn en het komt dan ook geregeld dat starters deze taak uitbesteden aan een professional, maar het is bij een kleine onderneming zeker niet ondenkbaar dat je dit zelf doet.

Houd er wel rekening mee dat het bij grotere bedrijven verplicht is om de jaarrekening te laten goedkeuren door belastingadviseur of accountant. Dan zou je overweging kunnen maken dat het qua tijdsinvestering misschien voordeliger is om dit hele proces uit te besteden. Of deze verplichte controle ook van toepassing is op voor jouw onderneming, kun je trouwens hier checken bij Ondernemersplein.

Wie moet een jaarrekening opstellen?

Het jaarlijks opstellen van een jaarrekening is verplichte kost voor ondernemers die een rechtsvorm hebben met rechtspersoonlijkheid. Het gaat voornamelijk om de volgende vijf rechtsvormen:

  • Besloten vennootschap
  • Naamloze vennootschap
  • Stichting
  • Vereniging
  • Coöperatie/onderlinge waarborgmaatschappij

Moet een ZZP’er een jaarrekening opstellen?

Nee, dit is niet noodzakelijk. Als zelfstandige professional moet je tegen het einde van het jaar wel zorg dragen voor een balans en winst- en verliesrekening. Echter, als jij je administratie door iemand anders laat bijhouden, zal deze persoon dit meestal voor jou doen. Maar voor de Belastingdienst is het (laten) opstellen van een jaarrekening dus niet altijd relevant. Je zou dus eens met je accountant kunnen overleggen of een uitgebreide jaarrekening in jouw situatie wel van belang is. Overigens moet je vaak wel jaarstukken kunnen overleggen aan de belastingdienst.

Overigens komt een complete jaarrekening wel van pas als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank jou verzoeken tot het overleggen van een volledige jaarrekening.

Wat mag niet ontbreken in de jaarrekening?

Een jaarrekening kun je opdelen in drie delen, te weten:

  • De balans: is een momentopname van de financiële status van het bedrijf. In deze checklist lees je hoe je zo’n balans opstelt.
  • Een uitgebreide winst- en verliesrekening: geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming gedurende het afgelopen jaar.
  • Een toelichting op bovengenoemde onderdelen: hoe uitgebreid deze beargumentatie moet zijn, hangt onder meer af van de bedrijfsomvang. Een klein bedrijf kan vaak volstaan met het aantal werkzame personen binnen het bedrijf te vermelden en in te gaan de manier waarop de balans is opgesteld. Grotere rechtspersonen hebben er meer werken en moeten bijvoorbeeld ook een jaarverslag en accountantsverklaring deponeren.

Wanneer moet je de jaarrekening uiterlijk deponeren?

De deadline voor jaarrekeningen kunnen onderling verschillen, maar de KvK houdt in de regel aan dat jij (of de accountant) de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling bij de instantie moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.

Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.

Indien de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in bepaalde gevallen leiden tot een boete van enkele duizenden euro’s. Houd deze deadline dus goed in de gaten.

Hoe deponeer ik een jaarrekening?

Goed om te weten: vanaf boekjaar 2016 verloopt de deponering verplicht digitaal. Overleg daarom dit jaar al met je accountant wat in jouw situatie de beste methode hiervoor is. Momenteel mag je de jaarrekening ook nog per post en zelfs per fax aanleveren bij het KvK-kantoor waarbij jouw onderneming staat ingeschreven. Of je maakt gebruik van het SBR-systeem. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf zijn er verschillende manieren om de jaarrekening te deponeren. Op de KvK-website vind je een concreet overzicht van de mogelijkheden.